Peter Brun

For det første, hvorfor skulle man få lyst til at gemme sine Word-dokumenter med skrifttyper, som jo burde findes i Windows, som standard. Forklaringen er simpel, når du først har prøvet at arbejde med Word 2007 og herefter sender dine dokumenter over på en computer med Windows XP med en ældre version af Word, f.eks. 2003. Her sker der det at, når du benytter dig af f.eks. skrifttypen Calibri i Word 2007, vil den ikke se korrekt ud på den anden PC.

For at give et eksempel på dette, har jeg her på nedenstående billede, oprettet et nyt dokument i Word 2007 med de nye skrifttyper, som følger med i både Office 2007 og Windows Vista. For at være sikker på at det åbner på den anden computer med Word 2003 har jeg desuden sørget for at gemme det i doc-filformatet og ikke i Word 2007′s docx-filformat.

Det er altså det vi normalt ville gøre, da vi jo altid forventer den anden computer har de samme skrifttyper tilgængelige. Men nu, hvis vi åbner det på en ganske almindelig Windows XP med Word 2003, ser det således ud:
 
Som du tydeligt kan se, ser det ikke ud som forventet. Hvis dokumentet her var en længere rapport, ville det således jo næsten være helt ødelagt at se på, da alt ville være fuldstændigt ukorrekt sat op.

Men det som vi, så kan vælge at gøre, er at integrere skrifttyperne i dokumentet inden i vi gemmer det i Word 2007. Hermed vil vi, som du ser længere nede, få et meget pænere resultat. Det som du skal gøre for at integrere disse skrifttyper, eller alle mulige andre (TrueType/OpenType), som du kunne finde på at bruge, er følgende:

1. Åben dokumentet i Word 2007.
2. Klik på Office-knappen –> Word-indstillinger –> Gem-fanen.
3. Marker Integrer skrifttyper i filen-feltet.
4. Klik på OK-knappen.

Ved at gemme dokumentet efterfølgende, vil skrifttyperne blive gemt sammen med dokumentet. Det vil sige at når, vi nu åbner dokumentet på vores “ældre” PC, skulle det nu forhåbentligt se helt korrekt ud, selvom denne computer ikke har de skrifttyper. Det ser nu således ud:
 
Som det ses, vises dokumentet nu 100% korrekt. Pointen er her, hvis du vil være helt sikker på at dine dokumenter vises korrekt, skal du vælge at integrere skrifttyperne med i filen, når du gemmer det. Ulempen er dog her at dine dokumenter vil fylde mere på harddisken, men jeg vil mene det er det værd, hvis du ved at dokumentet skal åbnes på en anden PC (XP/Word 2003) og du benytter dig af Word 2007′s standard skrifttyper. Hvis det især drejer som om rimeligt små dokumenter med ikke så mange forskellige tegn, vil det her også være en god idé at markere Integrer kun de tegn, som er brugt i dokumentet-feltet, under Word-indstillinger. I dette eksempel fylder det oprindelige dokument 28KB, det med skrifttyperne integreret 1371KB, og hvis det er gemt med indstillingen Integrer kun de tegn…, kun 219KB.

Hvis du helt vil slippe for dette problem med at gemme de nye skrifttyper med i dokumentet, kan du på computeren med XP og Word 2003 installere Microsoft Office Compatibility Pack. Med denne vil du på computeren få installeret alle de nye skrifttyper som findes i Word 2007, samt du vil få muligheden for at åbne Word 2007 docx-filformat. Nu vil denne computer frem over kunne åbne disse filer, ved at den automatisk konverterer dem, så de kan vises. Ikke nok med dette, fylder dokumentet nu kun 11,6KB i docx-filformatet.

Men stadig, hvis du vil være helt sikker på at dine dokumenter vises korrekt på en “ældre” PC, så tag og integrer skrifttyperne med i dokumentet.

- Peter Sandberg Brun